Asistencia en Auditorías

Una carta que dice que su declaración fue seleccionada para examen no es una acusación y no es una factura. Es una petición de pruebas. Damos asistencia en auditorías del IRS desde nuestra oficina de Coral Springs, FL, en inglés o en español: leemos el aviso, determinamos exactamente qué le están cuestionando, reunimos los registros que lo responden y tratamos con el examinador para que usted no tenga que hacerlo.

Esta página trata de la auditoría en sí: cómo se desarrolla, qué se pide y para cuándo. Si lo que necesita es alguien con autoridad para ocupar su lugar, eso es la representación ante el IRS, y es un servicio aparte.

Cómo lo contacta el IRS en realidad

Por correo. «Si su cuenta se selecciona para una auditoría, se lo notificaremos por correo. No iniciamos una auditoría por teléfono» (IRS, IRS audits). Una llamada que arranca con una auditoría y una exigencia de pago no es el IRS. Tráiganos la carta antes de responderle a nadie.

Las tres clases de auditoría

El IRS realiza los exámenes «por correo o mediante una entrevista en persona», y la entrevista «puede ser en una oficina del IRS (office audit) o en la casa del contribuyente, su lugar de negocio o la oficina de su contador o representante (field audit)» (IRS, IRS audits). En la práctica:

• Auditoría por correo (correspondence audit). Se atiende por correo y no por entrevista: «nuestra carta le pedirá información adicional sobre ciertos renglones que aparecen en la declaración, como ingresos, gastos y deducciones detalladas», y usted responde con copias. No tiene por qué quedarse en papel: «Si tiene demasiados libros o registros para enviar por correo, puede solicitar una auditoría en persona» (IRS, IRS audits).
• Auditoría en oficina (office audit). Le dan una cita en una oficina del IRS y una lista de lo que debe llevar.
• Auditoría de campo (field audit). Un examinador va al negocio, a la casa o a la oficina del representante. Es de alcance más amplio, y es en la que más pesa en qué oficina ocurre la reunión. Puede ser la nuestra.

Qué le pide el IRS

Usted nunca tiene que adivinar: «El IRS le entregará una solicitud por escrito de los documentos específicos que queremos ver» (IRS, IRS audits). Lo que quieren es todo lo que respalde «los ingresos, créditos o deducciones que reclamó en su declaración»: recibos ordenados «por fecha y con notas de para qué fueron», facturas que muestren a quién se le pagó y cuándo, cheques cancelados agrupados con las facturas que pagaron, y registros de millaje que muestren «el propósito de negocio y el millaje» (IRS, Audits records request). Y la instrucción que la gente hace al revés: «Nunca envíe registros originales por correo. Envíenos copias».

La fecha de la carta es la parte que duele

Los plazos de una auditoría no son flexibles. La Publication 3498-A es tajante sobre lo que pasa si se le pasa uno: «Si no responde antes de la fecha límite, el IRS rechazará los renglones identificados. Esto puede retrasar o reducir cualquier reembolso... Podría perder su plazo para resolver la disputa» (Publication 3498-A, Rev. 5-2021). Normalmente sí hay más tiempo disponible si lo pide antes de la fecha y no después: para las auditorías por correo, «por lo general podemos concederle una prórroga automática de 30 días por única vez» (IRS, IRS audits).

Si no se resuelve nada, el IRS emite un Statutory Notice of Deficiency por correo certificado y el reloj deja de ser negociable: «Tiene 90 días a partir de la fecha del aviso para presentar una petición ante la U.S. Tax Court», y «no podemos extender el plazo que usted tiene para presentar esa petición ante la U.S. Tax Court más allá de los 90 días originales» (Publication 3498-A, Rev. 5-2021). Llámenos bastante antes de esa carta, no después.

Hasta dónde hacia atrás puede llegar una auditoría

«Por lo general, el IRS puede incluir en una auditoría las declaraciones presentadas en los últimos tres años», y «normalmente no nos remontamos más allá de los últimos seis años» (IRS, IRS audits). Sus registros deberían cubrir ese alcance: consérvelos «3 años» como regla, y «6 años si no reporta ingresos que debía reportar y son más del 25% del ingreso bruto que aparece en su declaración» (IRS, How long should I keep records?). Florida fija el suyo propio para el impuesto estatal: «Debe conservar sus registros durante tres años para fines de auditoría» (Florida Department of Revenue, What to Expect from a Florida Tax Audit).

Su defensa se construyó antes de que llegara la carta

Una auditoría examina documentos, no intenciones. El IRS lo llama la carga de la prueba —«la responsabilidad de probar los renglones, las deducciones y las afirmaciones hechas en sus declaraciones de impuestos»— y añade que usted «por lo general debe tener evidencia documental, como recibos, cheques cancelados o facturas, para respaldar sus gastos». Una empresa que tiene al día su contabilidad mensual responde una solicitud de registros en días. La que reconstruye tres años desde una caja de zapatos tarda semanas y aun así queda con huecos. Es la misma razón por la que armamos las declaraciones de impuestos corporativos a partir de libros conciliados y no de resúmenes.

Cómo termina una auditoría

De tres maneras, en los propios términos del IRS. Sin cambios (no change): «una auditoría en la que usted sustentó todos los renglones revisados y que no resulta en cambios». Con acuerdo (agreed): el IRS propone cambios y usted los acepta. Sin acuerdo (disagreed): se proponen cambios y usted los rebate, mediante una conferencia con un gerente o una apelación. Nadie puede decirle de antemano cuál de las tres le va a tocar, y conviene desconfiar de quien se lo prometa. Lo que sí vale la pena saber es quién puede hablar por usted en esa etapa: «Solo los abogados, los CPAs o los Enrolled Agents pueden representar a un contribuyente en la conferencia de Appeals» (Publication 3498-A, Rev. 5-2021). Nuestra firma está formada por Enrolled Agents y CPAs.

Asistencia en auditorías del IRS en Coral Springs, FL

No conteste el aviso usted solo, y no lo deje descansando sobre el mostrador. Tráiganoslo o envíelo por correo electrónico, y le diremos qué le están pidiendo de verdad, qué necesitamos de usted y qué significa la fecha que trae impresa. Estamos en 1700 N University Dr STE 210, Coral Springs, trabajamos en inglés y en español, y la primera consulta es gratuita.